Factura electrónica: Ventajas para las empresas

El uso de la factura electrónica está cada vez más generalizado entre empresas, Pymes y autónomos. ¿Cuáles son sus ventajas y qué preguntas debes hacerte antes de comenzar? En este post te indicamos alguna de las claves ¡Apuesta por la digitalización de tu negocio!

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¿Sabes qué es la factura electrónica y qué tramites puedes resolver con ella? ¿Conoces las ventajas de incorporar la facturación telemática a tu negocio? ¿Qué pasos y qué herramientas necesitas para comenzar a facturar telemáticamente? En este post te resolvemos estas y otras cuestiones, pero antes conviene que tengas claro estos conceptos.

¿Qué es la factura electrónica?

Cuando hablamos del concepto factura electrónica nos remitimos a la definición de la Agencia Tributaria según la cual:

«Factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel (…) En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad«. De la misma manera, debes tener en cuenta que se necesita contar con firma electrónica reconocida para poder emitir facturas electrónicas.

¿Necesitas autorización del destinatario de la factura electrónica para poder emitirla?

Sí, es necesario un reconocimiento expreso del destinatario ya que como indica la Agencia Tributaria:

«La necesidad de que el destinatario disponga de los conocimientos y equipos necesarios para la recepción de la factura electrónica, precisa que esta aceptación expresa o tácita constituya un consentimiento informado, pues necesariamente aquel que estuviera recibiendo las facturas en papel deberá haber tenido que ser previamente informado por ese mismo medio por parte del expedidor, de que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico».

¿Tiene la factura electrónica la misma validez legal que una factura en papel?

Sí, ya que como reza en la definición de factura electrónico se trata de un documento que, una vez autorizado e informado el destinatario, cuenta con la misma validez legal que un documento de facturación en formato papel.

¿En qué formatos pueden generarse la factura electrónica?

Tal y como señala la Agencia Tributaria, no existe un formato único para emitir una factura electrónica, aunque es aconsejable apostar por los estándares más utilizados. En este sentido:

«Pueden usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. Finalmente, tanto el contenido de la factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión .fir».

¿Cómo deben conservarse los ficheros de la facturación electrónica?

Según la normativa de la Agencia Tributaria:

«El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007«.

Puedes ampliar información y resolver otras dudas en la web de la Agencia Tributaria en donde se dedica una sección a las dudas frecuentes sobre facturación electrónica.

¿Quieres comenzar a emitir facturas digitales en tu negocio? Esta guía de preguntas y respuestas te será de ayuda Clic para tuitear

Factura electrónica: ventajas para las empresas

Desde su implantación hace más de una década el uso de la factura electrónica ha sumado cada vez más empresas y autonómos ¿Sabías que en 2018 se emitieron más de 181 millones (un 14,9% más que en 2017) y que Andalucía es una de las comunidades con mayor nivel de implantación de este modalidad de facturación? Consulta los datos del balance 2018 en este enlace.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica para las empresas? De forma resumida podemos señalar:

  • Ahorro de gastos de gestión y tramitación. Según los datos del balance 2018, el uso de la factura electrónica permitió a las empresas ahorrar 1.400 millones de euros en trámites y horas de trabajo.
  • Ahorro de papel. La factura electrónica es mucho más respetuosa con el medio ambiente y, solo en 2018, significó el ahorro en papel gracias a los más de 140 millones de documentos emitidos en formato electrónico.
  • Integración con otras aplicaciones de las empresas en materia contable lo que, además de horas de gestión y trabajo, permite llevar una contabilidad online y en tiempo real sobre los estados financieros de la empresa.
  • Seguridad. El archivo de la factura electrónica está protegido por la firma digital y garantiza la integridad del documento original.
  • Trámites con la Administración mucho más rápidos gracias a su envío y registro automático en las diferentes plataformas a las que se remite.
  • Mejora de la eficiencia, tanto en los trámites con la Administración como en las relaciones con clientes y proveedores.
  • Automatización de procesos de facturación y cobro lo que repercute en la eficiencia y el número de horas que se emplean no solo en el día a día, sino en las obligaciones fiscales de las empresas.
  • Desde el punto de vista de los autónomos, el uso de la factura electrónica ya es una realidad cada vez más utilizada ya que permite simplificar trámites y gestiones de forma directa con la administración y sus clientes, una de las principales preocupaciones de este colectivo de profesionales.

En un mundo cada vez más digital, el uso de la factura electrónica va a ser una realidad cotidiana para empresas, autónomos y administración ¿sabes cómo comenzar a emplearla?

Ventajas de la facturación electrónica para las empresas ¿sabes cómo comenzar a usarla? Clic para tuitear

Factura electrónica: Cómo comenzar

¿Quieres comenzar  emplear la factura electrónica en tu negocio y no sabes por dónde empezar? Existen decenas de programas y aplicaciones que te permiten emitirlas y recibirlas, aunque siempre debes tener muy presentes el hecho de que deben ofrecerte un formato que sea compatible con la Administración a efectos de justificación de gastos.

En este sentido, el Gobierno de España dispone de un programa que resuelve todos estos problemas y que puedes descargar de manera gratuita. Se trata de Factura-e una aplicación de escritorio que remite tus facturas electrónica a FACe, el punto de entrada de las facturas electrónicas con la Administración General del Estado y que está especialmente indicado para aquellas empresas que trabajen con la Administración, aunque también puedes consultar qué requisitos necesitas para emitir facturas a empresas o usuarios.

Para descargar la aplicación de escritorio de Factura-e debes acceder a esta página y consultar el manual del usuario para la instalación en tu equipo.

¿Qué otras alternativas existen para la creación y emisión de una factura electrónica? La lista de aplicaciones es extensa y debes elegir aquella que mejor se adapte a las necesidades y a la actividad de tu negocio. En este sentido, puedes consultar opciones en este enlace o realizar una sencilla búsqueda en Google con «los mejores programas de facturación online»